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Guia Básico de Sobrevivência em Reuniões na Internet.

Importante: Essas recomendações são válidas para encontros de trabalho. Em reuniões de família ou com amigos fica tudo mais simples.

Cenário 1 — Reunião Presencial
Imagine que você está numa reunião de trabalho e chega alguém atrasado, interrompendo a fala de quem está fazendo a exposição e ainda por cima com uma roupa estranha e ouvindo música com o celular, sem fone, bem alto.

Cenário 2 — Reunião Online
Imagine a mesma coisa só que ao invés do espaço físico da sala de reuniões estamos numa sala virtual, numa videoconferência, hoje tão comum nesses tempos de home office. E, pior, a pessoa que interrompe, com a imagem esquisita e trazendo um ruído desnecessário é VOCÊ.

Bom, ninguém precisa passar por isso mas, infelizmente, a falta de prática, de senso e o desconhecimento de alguns mínimos cuidados técnicos podem fazer a diferença.

Tela usando a extensão Grid View do Chrome que permite visualizar mais participantes no Google Meet

Recentemente participei de um webinário ( uma palestra online ) na minha universidade que tinha mais de 200 pessoas conectadas. 15, 20, 30 minutos e até quase uma hora depois do início agendado ainda estava entrando gente. Quase todos se conectavam com o microfone aberto, alguns paravam tudo perguntando o que tinham perdido e a campeã foi a que entrou com o áudio ameaçando a filha de colocá-la de castigo de forma rude até, o que causou inclusive protestos no chat.

A necessidade cada vez maior deste tipo de recurso para conectar as pessoas já gerou também um repertório de memes e situações vexatórias que estão pela internet. A mulher que iniciou a reunião com o marido tomando banho de porta aberta ao fundo, o empresário que apareceu sem camisa no encontro de negócios, gente de cueca ou falando bobagem que todo mundo ouviu porque o microfone estava aberto.

A não ser que queira este tipo de publicidade ou ser lembrado como a pessoa que pagou o mico na última reunião siga, dentro do possível, algumas recomendações básicas para ter uma participação tranquila, respeitosa e colaborativa. Afinal, mesmo estando em casa, não esqueça que é trabalho.

ANTES DE COMEÇAR

1- Controle o ambiente
Se vai participar de uma reunião procure avisar a quem estiver na casa que vai fazer isso, peça colaboração e, se possível, feche a porta ou use um ambiente mais calmo onde os ruídos domésticos não estejam tão próximos.

Não precisa ter um estúdio em casa mas saiba que webcams, em geral, não tem muita qualidade e, por isso, uma boa iluminação pode ajudar muito.

Evite ficar em posições com grandes áreas brancas atrás de você, como uma janela num dia de sol ou uma porta grande por onde entra muita claridade. Sua câmera provavelmente vai estar em modo automático e vai entender que o ambiente todo está muito claro e dai reduzir a exposição escurecendo a sua cara.

Se não tiver jeito a luz do teto vai ter que servir, mas ainda não é o ideal porque ela vai vir de cima e criar muita sombra abaixo dos olhos, do nariz e do queixo.

Luz estourando atrás ou luz de cima, de lâmpada no teto, ambas escurecem o rosto ou criam sombras

O esquema mais eficiente seria ter uma luz um pouco mais forte incidindo em um lado do seu rosto, a uns 45 graus de você ( o que chamamos de key light ou luz principal ) e outra, um pouco mais fraca que vai suavizar a sombra que a luz principal vai gerar ( essa segunda luz chamamos de fill light ou luz de enchimento ).

Luz principal e depois luz de enchimento eliminando sombras e focando a atenção no seu rosto

Tá mas ai você diz : “não sou fotógrafo, como vou improvisar essas luzes no meu quarto ou na minha sala, não quero gastar dinheiro.”

Você realmente não precisa comprar nada. Basta tentar achar um local onde possa se posicionar corretamente. Observe que a luz principal pode ser a janela por onde entra claridade. Ela não é legal atrás de você, mas ao seu lado vai fazer o papel da luz principal. Se tiver uma cortina semitransparente vai ficar melhor ainda, porque o pano transparente vai funcionar como um difusor, espalhando a luz de forma mais suave e eliminando as sombras.

A outra luz, a de enchimento, pode ser uma parede clara, uma superfície branca como uma cartolina ou um pedaço de isopor que você pode colocar ao seu lado ( sem aparecer na imagem, claro ), dependendo da situação pode ser até a tela do seu próprio computador, que vai emitir uma luz e compensar as sombras da luz principal.

Se conseguir fazer isso, no todo ou em parte, sua imagem já vai dar uma boa melhorada sem parecer aquele filme de terror com zumbis que ficam sempre no escuro.

Se sua câmera tiver configurações manuais você pode tentar, com cuidado, fazer alterações na EXPOSIÇÃO/BRIGHTNESS ( que vai fazer a imagem ficar mais clara ou escura, compensando a luz do ambiente) , no CONTRASTE ( que vai realçar claros e escuros e gerar a impressão de uma imagem mais nítida ) e , por fim, se for o caso e bem pouco, a SATURAÇÃO ( que vai realçar as cores da imagem ). Muito cuidado com esta última para não parecer um tomate na tela.

Software padrão de controle de câmeras. Ative ou desative o modo AUTO para melhor controle.

Dependendo da luz que estiver usando, a imagem como um todo pode ficar com uma tonalidade tendendo para o verde, azul ou laranja. Se isto acontecer, tire o WHITE BALANCE (Balanço de Branco) do automático e tente um ajuste manual melhor. Use como referência a cor da sua pele ou alguma parte da imagem que seja branca. Se a parede que você sabe que é branca estiver esverdeada na imagem, esta correção é necessária.

2- Teste tudo antes
Basicamente, numa reunião você vai precisar mandar áudio e vídeo da sua casa e receber o fluxo que vem da plataforma, seja ela Zoom, Skipe ou Google Meet. Ou seja, é uma operação onde você vai usar o upload (envio de dados para a internet) e o download (recebimento de dados da internet ).

Qualquer que seja a aplicação que esteja usando, ela vai ter um menu com as CONFIGURAÇÕES e normalmente lá você consegue ter uma prévia para saber se sua câmera e seu microfone estão funcionando corretamente.

Configurações de Vídeo no Google Meet

Se sua câmera não estiver aparecendo ou seu microfone não estiver modulando, testando antes você vai ter tempo de corrigir. Se tiver mais de um, é preciso selecionar que dispositivo você quer utilizar.
Configurações de Áudio do Google Meet

3- Posicione-se corretamente
Numa reunião, a imagem que provavelmente você vai transmitir é a sua, centralizado na tela, entretanto a distância da sua cabeça para a parte de cima do quadro , que chamamos de TETO, não pode ser nem muito grande , nem muito pequena. Se for grande demais você vai parecer que está afundando, com uma grande área inútil acima de você, se for pequena ou nula, em qualquer movimento da sua cabeça ela vai ser cortada, lembrando aquela imagem do Frankenstein com o tampo do crânio remendado.

O ideal é que a parte de cima da sua cabeça esteja a uns 3 dedos em média da parte de cima do quadro. Assim seu rosto ocupará a parte central da tela e será o foco de atenção da imagem.

Enquadramento com teto correto a uns 3 dedos da parte superior da tela

Se puder, se a sua câmera permitir, ou se o software que estiver usando tiver esta função, tente manter o fundo do ambiente desfocado, o que também vai ajudar as pessoas a focarem em você e não ficar julgando a decoração da sua casa.

4- Seja pontual
É o básico. Chegando no início você não interrompe ninguém, não faz papel de bobo perguntando o que perdeu e demonstra respeito pelos colegas que se conectaram no horário. Até porque, como está em casa, você não vai poder dizer que o trânsito da sua sala para o quarto estava muito lento ou que um carrinho de brinquedo do seu filho estava atrapalhando a via da cozinha para o seu home office.

DURANTE A REUNIÃO

1- Controle o áudio
Para começar, apesar das pessoas adorarem aquelas imagens com os quadradinhos das câmeras dos participantes, você não precisa entrar nem com áudio e nem com vídeo.

Se quiser, basta desabilitar os ícones do microfone e da câmera e você vai ouvir e ver todos, tomando pé da situação e dai liberando o seu sinal quando achar necessário. Mesmo sem áudio e vídeo você ainda vai poder usar o chat que é a forma mais discreta de interagir sem interromper ninguém.

Controle de microfone e câmera que você pode habilitar ou desabilitar sem sair da reunião

Se chegar atrasado esse tipo de entrada discreta é bem mais recomendável. Aproveite para olhar o chat e ficar ciente do que está sendo discutido para evitar as interrupções.

Janela do Chat no Google Meet

Mesmo que esteja tudo testado e funcionando, seu ambiente esteja sob controle e sua imagem esteja legal, SÓ DEIXE O MICROFONE ABERTO QUANDO FOR FALAR.

Isso é importante. Com o microfone aberto, mesmo sem perceber, sons da sua casa podem entrar na reunião e atrapalhar. As vezes até você mesmo esfregando a mão ou batendo com os dedos na mesa perto do microfone pode irritar ou desconcentrar o palestrante ou a pessoa que está fazendo a fala.

Além disso, se você estiver ouvindo a reunião pela sua caixa de som, o microfone aberto vai gerar uma espécie de loop de áudio que pode produzir um barulho crescente e muito desagradável. O microfone vai captar o áudio da caixa, reenviar para a reunião e este som vai sair na caixa de novo e dai vai.

Evite o efeito de loop (retroalimentação) da saída da caixa de som com o microfone

Se você estiver de fones de ouvido ( outra prática muito recomendável ) o problema do loop está resolvido. Se não tiver fones, fechar o microfone é essencial.

Com a prática você vai se acostumar a ativar ou desativar o seu microfone na hora certa e normalmente existem até atalhos de teclado que você pode usar para fazer isso mais rápido. Se estiver usando o Chrome como browser, pode também instalar a extensão “PUSH TO TALK” que é bem simples. Você liga ou desliga o seu microfone com um toque na barra de espaço do seu computador. Muito prático.

2 – Controle o vídeo
Seu vídeo também não precisa ficar ligado direto, por várias razões.

Se você botou uma camisa legal para participar mas está de bermuda ou até de cueca, não se esqueça de que pode ter que levantar para beber água, ir ao banheiro ou resolver alguma urgência. Nessa hora todo mundo vai ver o seu figurino e o espanto pode ser geral.

Se sua conexão não é das melhores, sua transmissão pode ficar congelando ou interrompendo. Nesta situação, desligar o vídeo e continuar apenas com o áudio vai reduzir a sobrecarga no fluxo de dados que está enviando e recebendo. Se está usando um celular com plano controle, só operar com áudio também vai te ajudar a não estourar sua cota.

Você pode usar algum site para testar a velocidade da sua conexão. Valores abaixo de 3Mbps (mega bits por segundo)devem acender uma luz de alerta para eventuais problemas na transmissão. Claro que isso depende muito de uma série de fatores, mas se estiver fazendo uma live por exemplo esse é um fator crítico.

A atenção é uma via de mão dupla. Quem está falando espera que as pessoas estejam focadas no conteúdo. Se você tem que falar ao celular, resolver coisas da casa, ou simplesmente sair do quadro por algum motivo, não tem porque continuar transmitindo seu vídeo com a cadeira vazia. Desligue o vídeo, fique acompanhando pelo áudio e quando achar que deve, ligue a câmera de novo.

3- Controle o celular
Se estiver usando o seu celular como câmera tome alguns cuidados adicionais. Fazer tudo na mão, nem pensar, você vai ficar tremendo e em reuniões longas não vai funcionar.

A câmera do celular normalmente vai te dar uma imagem melhor, o que é bom, entretanto você deve apoiá-lo em alguma superfície regular e ajustar a inclinação do equipamento para manter um enquadramento sem muito teto. Basta um livro, ou alguma coisa mais pesada atrás, para você elevar a câmera e conseguir um bom enquadramento.

Alguns celulares tem a lente padrão mostrando um ângulo mais aberto. Isso vai fazer com que seu ambiente apareça mais e, eventualmente, você pareça um pouco mais largo(a) , para não dizer gordo(a) na imagem. Se nas configurações existir a opção RETRATO ( Portrait ) esse efeito será reduzido.

4- Acesso posterior
Por fim, lembre-se que muitos webinários ou reuniões podem ser gravados e depois podem estar disponíveis para que você fique por dentro do que aconteceu. Assim, chegando atrasado, não precisa parar o evento e pedir que tudo seja repetido, só porque você não entrou na hora marcada.

A interrupção só deve ser feita em questões de ordem ou tópicos muito importantes, onde a sua contribuição realmente vai ser útil para o grupo. Questões pessoais, detalhes ou questões muito específicas você pode resolver em outro momento, via chat ou posteriormente, falando com o palestrante, por exemplo, através do contato que ele normalmente vai disponibilizar.

E, quando chegar a sua vez, faça sua fala com clareza e objetividade. Afinal, você está em casa, mas o contexto é de trabalho e coletivo. Colabore para a organização e não contribua para aquelas reuniões intermináveis e sem foco, onde o tempo passa e nada se resolve.

A não ser que esteja num grupo de auto-ajuda, contar e dar voltas, falando de seus próprios problemas ou detalhando situações que não tem relação com o tema da reunião só vai fazer com que todos, mesmo silenciosamente, desejem que você termine logo e feche a boca.

Todas as recomendações que listei aqui, podem e devem, é claro, ser adaptadas para o contexto que estiver vivenciando. Utilize-as com bom senso e vá em frente. Se você é uma assessor de imprensa ou trabalha para alguém, considere estas sugestões e passe-as ao seu chefe.

A diferença entre ter uma participação positiva ou ser desagradável pode estar nos detalhes, seja a reunião online ou presencial.